En Avoir Ou Pas

…des amis, un amoureux, un boulot, de l’argent, des nouvelles fringues, une maison, des idées, des opinions, un blog…

Mon passe-temps favori, c’est laisser passer le temps, avoir du temps, prendre son temps, perdre son temps, vivre à contretemps. février 25, 2008

*Françoise Sagan

Or donc la semaine dernière, j’ai passé une journée avec une dizaine de mes collègues à suivre une formation en Time Management.

Oui je sais, ceux qui lisent ce blog régulièrement doivent être écroulés de rire, parce que j’aurais plutôt besoin d’un cours sur « comment tirer en longueur ce que j’ai à faire pour être occupée huit heure par jour au bureau » mais le fait est que ce cours a été organisé pour tous les employés. Et, astuce diplomatique, les rares à n’en avoir pas vraiment besoin y ont été envoyés aussi parce que si on s’en tenait à l’avis des gens, ceux pour qui c’était le plus nécessaire auraient été les première à dire que pour eux c’était pas la peine, tout était au point. Allez, hop: tout le monde y va, pas de discussion.

Evidemment, j’ai pas appris des milliards de choses. Quand le formateur a demandé « quand avez-vous réussi à faire ce que vous aviez prévu de votre journée pour la dernière fois » et que tout le monde a levé les yeux au ciel, je me suis bien abstenue de répondre « hier ». Mais ça m’a permis de comprendre que si je suis généralement plutôt efficace c’est parce que j’applique d’instinct (ou d’expérience) certains grands principes des théories de gestion du temps. Comme quoi, vous voyez, ça marche vraiment ces trucs-là, en fait.

Alors pour qu’on puisse tous commencer la semaine du bon pied je me suis dit que j’allais partager les grandes lignes avec vous, comme ça vous pourrez aussi vous y mettre et commencer à vous ennuyer au travail, histoire que je sois plus toute seule. Et sans déconner, je crois que ça vaut la peine d’au moins essayer, non?

1. Ne jamais prévoir des tâches pour remplir 8 heures de boulot. Ben non, on n’a pas 8 heures disponibles pour bosser même si on passe 8 heures au bureau. Prenez la boîte mail par exemple: si vous recevez 60 messages par jour et que vous prenez en moyenne une minute pour lire et traiter chaque message (et là je suis vraiment optimiste, une minute c’est très peu) ben il s’est déjà écoulé une heure. Je parle même pas du courrier papier. Et si vous recevez ou passez beaucoup de coups de fils, c’est pareil. Je passe facilement une demi-heure à une heure par jour au téléphone (appels internes ou externes). C’est encore ça de moins de disponible. Ah et le soir je sais que j’aime avoir 20 minutes pour organiser mon travail ou classer des trucs. Encore ça de moins… Bref, à vous de voir combien de temps tout ça prend pour vous, mais moi je prévois jamais pour plus de 5 à 6 heures d’occupation. Le reste du temps se remplit tout seul, croyez-moi!

2. C’est votre vue qui vous stresse. La majorité des gens sont visuels. Ca signifie qu’ils ont l’impression que pour ne pas oublier ce qu’ils ont à faire, il faut que tout soit sous leurs yeux et qu’ainsi ils vont s’en rappeler. Et en avant pour les post-its autour de l’écran et les piles de papiers tout autour du bureau!
Non mais sincèrement, vous croyez que quand vous avez 20 trucs autour de vous qui vous crient « occupe-toi de moi! » à chaque fois que vous posez les yeux dessus, ça va vraiment vous aider à vous concentrer?? Et avec un peu de chance, en fin de journée, vous allez refaire une pile avec le tout et puis le lendemain vous étalerez de nouveaux trucs qui viendront au-dessus du tas de la veille et c’est parti pour la gloire…
Ce dont le cerveau a besoin pour arrêter de stresser, c’est de savoir que toutes les choses à faire sont dans un seul endroit où on est certain de les retrouver. Donc: une to-do list! Une seule, hein! Et si elle compte plusieurs pages, il faut les agrafer ensemble (oui ça a l’air con mais faites-moi confiance, si vous le faites pas vous allez en perdre la moitié). Quand vous avez une seule liste centralisée, qu’elle soit sur papier ou dans l’ordi ou dans un agenda ou un cahier, vous serez plus tranquille, plus concentré et moins stressé. J’insiste sur le fait que si la liste se trouve à 3 endroits pas synchronisés (outlook, un agenda papier et un cahier par exemple), ça ne va pas marcher, vous allez louper des trucs.

3. Le temps qu’on passe assis tout seul à son bureau pour bosser, ça aussi ça se planifie dans l’agenda. On a tous une furieuse tendance à ne mettre que nos réunions et rendez-vous dans notre agenda (ou notre outlook/ lotus ou équivalent). Et le reste, ça prend pas du temps dans la journée, peut-être? Maintenant que vous avez une seule liste de to-do et que vous connaissez les dead-line de vos tâches, ben il faut placer dans l’agenda les moments où vous allez bosser sur chaque dossier. Pour deux raisons: d’abord, vous saurez en un coup d’oeil ce que vous avez à faire à chaque moment et ensuite, les gens verront que vous êtes occupés sur le projet trucmuche et seront moins enclins à vous déranger.
Exemple: le powerpoint du projet Machin va me demander 3 heures de travail et doit être prêt vendredi. Je prévois deux heures de boulot mardi, une mercredi et encore une demi-heure jeudi pour faire les corrections éventuelles quand mon boss l’aura relue.
Mieux vaut compter trop large que trop serré, si j’ai finis plus tôt je peux entamer une autre tâche!

4. Je suis pas pompier. Intervenir en vitesse sur les dossiers des autres qui ne se sont pas organisés à temps, c’est pas mon job et ça n’est nullement une priorité. Si tout le monde sait que vous ne dites jamais non, on va vous tomber dessus en permanence. Il faut être un minimum sympa pour la collégialité, genre si ça prend dix minutes et vous pouvez vous permettre de les prendre, dites oui. Sinon, dites que ça n’est pas possible maintenant, que vous voulez bien aider mais que ça n’est pas possible avant… voir votre agenda! Croyez-moi, quand vous aurez répondu ça 3 ou 4x, les gens sauront qu’il faut s’y prendre à l’avance pour vous solliciter.
Je fais juste une exception: ma DG – je lui dis toujours oui, mais elle sait que je planifie tout et elle essaie aussi de me laisser le plus de temps possible!

5. L’enfer c’est les autres (bis).  Quand on gère des projets qui impliquent plusieurs personne, et que chacune doit assurer une partie du travail pour une date dite afin que les autres puissent continuer à faire le leur, ça implique hélas de passer beaucoup de temps à rappeler à chacun ses engagements. Personnellement ça m’irrite mais dans les faits je passe effectivement beaucoup de temps à rappeler aux gens ce que je leur ai demandé. Donc, j’insère dans mes tâches le fait de devoir relancer mes collègues deux jours avant leur dead-line. Souvent j’entends « ah, oui, c’est vrai, oui, oui je m’en occupe », ce qui signifie « ouh me*de j’avais oublié ». Mais si je ne le fais pas, c’est moi qui serai mise en retard.

6. Clean your desk. J’en ai parlé plus haut, avoir un tas de trucs étalés sur son bureau, ça n’aide pas, que du contraire. Adoptez une fois pour toute un système de classement alphabétique de vos dossiers en cours, dans des dossiers suspendus, dans un pré-trieur ou ce que vous voulez… Au moins tout sera au même endroit, facile à retrouver, et vous serez moins stressé car plus de crise de « où j’ai mis la liste machin truc?? ».

7. S’organiser ça prend du temps, mais ça n’est pas du temps perdu. Ca va même vous en faire gagner! Alors oui, les méthodes de time management sont contraignantes, c’est une discipline : remplir l’agenda, planifier la moindre activité, tenir la to-do à jour, garder ses dossier en ordre pour pas perdre du temps à les chercher… Mais à l’arrivée, je vous garantis que cette routine-là vous épargne des ennuis qui vous prendraient bien plus de temps! Il faut 21 jours pour acquérir une nouvelle habitude. Ca veut dire un petit mois de travail pour se discipliner à gérer son temps correctement. Ca vaut la peine d’essayer non?

8. Mais par où je commence? Si vous devez passer 3 jours à appliquer ceci pour classer vos mails, vos dossiers et compagnie, vous allez juste prendre plus de retard et ça n’est pas le but. Commencez un lundi matin à partir de zero. Mettez les 12.320 mails de votre inbox dans un folder « archive » pour recommencer avec une boîte vide où vous pourrez voir et classer les messages au fur et à mesure. Ce que vous allez chercher dans « archive », vous pourrez le reclasser en même temps.
Mettez tous les trucs qui trainent sur votre bureau dans une boîte « à jeter dans 6 mois » que vous casez dans le bas de l’armoire, et dans 6 mois vous jetterez tout ce que vous n’avez pas du aller y rechercher.
Et réservez la matinée dans votre agenda pour faire votre première vrai to-do-list complète et remplir votre agenda pour au moins les 15 jours à venir, y compris avec les plages horaires où vous allez travailler sur tel ou tel dossier. Le reste se fera au fur et à mesure.

Une dernière chose, si vous ne vous rendez pas bien compte du temps que vous passez actuellement à vos différentes tâches, à téléphoner, lire les mails, répondre aux autres… notez tout pendant 2 semaines. Juste noter les heures de début et fin et les tâches, sans faire la moindre interprétation – dans quinze jours vous pourrez calculer une moyenne correcte du temps que prennent vos différentes activités et vous pourrez planifier plus justement.

En conclusion – de la lecture pour les zélés:  Je vous conseille « Gérer son temps et son stress » que j’ai lu au début de ma carrière (l’époque où j’avais du boulot pour 3) et qui est très bien fichu ou encore « Gérer efficacement votre temps en 7 jours« .
Si c’est la partie organisation/classement qui vous pose problème, vous pourrez tirer parti de plusieurs chapitres du « Guide des Secrétaires et assistantes de A à Z » parce que c’est une de leur spécialité de gérer l’organisation des dossiers, et quand on n’a pas de secrétaire, y a pas de honte à vouloir le faire correctement soi-même.

Alors, prêts à essayer?

 

14 Responses to “Mon passe-temps favori, c’est laisser passer le temps, avoir du temps, prendre son temps, perdre son temps, vivre à contretemps.”

  1. Annouchka Says:

    Merci pour tous ces bons conseils, j’en avais bien besoin car depuis un mois je vis un grand moment de stress au bureau et ne savais pas du tout comment gérer, d’autant plus que je n’ai jamais été une fille organisée. J’ai beau essayer, je n’y arrive pas. Ex : ton truc pour la to do list, n’en faire qu’une seule va vraiment être un défi car justement j’en ai trop et m’éparpille partout, Et tu as complètement raison sur le fait que tout mettre sur son bureau pour tout voir nous donne l’impression de nous aider mais en fait c’est pire ! (perso ça me stresse énormèment du coup je fais bâcle tout pour être sûre de finir). Je vais mettre tout ça en application dès aujourd’hui ! Rohhh il me motive trop ce post🙂

  2. moon Says:

    Ton billet est TRES intéressant, merci Marie🙂

  3. Silphi Says:

    Pareil j’applique plus ou moins ces règles de manière instinctive par contre, je suis incapable de bosser si je n’ai pas mon petit b*rdel organisé autour de moi, un bureau vide ça me démotive en fait ^^

    Merci beaucoup pour ces règles !🙂

  4. cyborgjeff Says:

    Raafff. j’ai déjà essayé de m’y mettre plusieurs fois😉
    et mon bureau est rebelote au bout de qq jours.. mais il y a des choses que je n’avais pas appliqué…

    Pour les « todoliste », il est vrai que je n’ai pas non plus trouvé la super méthode..

    Je suis en quête de gestion de temps !

  5. annick Says:

    pas de soucis pour m’organiser également. ce qui m’interpelle chez les gens qui n’ont pas le temps à mon boulot c’est qu’ils font un peu de ça puis un peu de ça et après une partie de ça, ce qui fait qu’à la fin ils ont fait un peu de tout mais surtout beaucoup de rien… perso j’ai souvent 2 boulots à faire dans ma journée, j’en fais un les matins, l’autre l’après-midi ce qui me permet de mieux retenir ce que je fais si jamais on me pose une question.

  6. L'alouette Says:

    Super synthèse, dis donc!! Moi aussi je suis une adepte de la to-do-liste… par contre j’ai parfois du mal à dire NON, c’est mon gros défaut. Du coup je m’en mets trop sur le dos, et c’est le stress assuré…

  7. La Princesse Says:

    Hyper utile cette note !

    Je cherchais justement de la documentation sur une méthode qui me permettrait de mieux gérer mon temps : mon boulot implique que je doive « faire le pompier » plusieurs fois par jour, et parfois, c’est assez contradictoire avec des tâches que je voudrais planifier car elles exigent beaucoup de concentration. Alors je vais voir ce que je peux déjà commencer à appliquer.

  8. Marie D. Says:

    @ annouchka: contente que ça t’aide, en fait c’est vrai que c’est hyper motivant de repartir de zéro avec ces nouvelles techniques!

    @ moon: avec plaisir🙂

    @ silphi: roh t’as pas envie d’essayer? J’ai passé quelques années au milieu de mes petits tas mais depuis que j’ai un clean desk je suis accro au vide!!

    @ cyborgjeff: il faut se discipliner à s’occuper de ça chaque jour, planifier un quart d’heure en fin de journée pour le faire par exemple. Pour les to-do je continue à recommander Memoranda que je trouve pas mal (memoranda.sourceforge.net), sinon un bon vieux cahier c’est bien aussi!

    @ annick: oui la dispersion c’est vraiment un gouffre pour l’efficacité! Deux travaux c’est plus simple à organiser, évidemment.

    @ L’Alouette: bienvenue! oui je sais, c’est dur de dire non… il faut regarder l’agenda, et dire oui si ça rentre dedans. En gros il faut appliquer la règle des 20/80, càd consacrer max 20% de ton temps à ces tâches imprévues.

    @ la Princesse: dans certaines fonctions, c’est normal d’avoir une grosse part d’imprévu. Une réceptionniste, par exemple, ça gère de l’imprévu pendant 80% du temps: visiteurs, téléphones… des trucs qu’on ne peut pas planifier. Mais dans ce cas ça veut dire qu’on ne peut planifier des activités que pour 20% du temps de travail. Si tu as un job de pompier, peut-être que toi aussi tu ne peux remplir que 30% de ton agenda avec des tâches planifiables, qu’en dis-tu?

  9. La Princesse Says:

    Pour l’instant, j’ai deux tâches que j’ai planifiées par jour, en essayant de tenir compte des périodes que je sais un peu plus creuses…Je vais essayer avec un remplissage de 30 % pas plus, en espérant que les incendies ne se déclenchent pas tous quand je viens de commencer quelque chose ;p !

  10. cyborgjeff Says:

    Memoranda.. je viens de le downlaoder.. mais c’est propre à la machien ou on l’installe ? pcq moi j’ai 3 PCs différents ?

  11. JS Says:

    En effet, très intéressant… Je vais voir si cette règle de 21 jours pour acquérir une nouvelle habitude, peut-être que ça va me servir pour mon mémoire ?😉

  12. Marie D. Says:

    @ La Princess: ah oui les interruptions, dans certaines fonctions, c’est inévitable

    @ cyborgjeff: non c’est en local, mais je me demande s’il y a pas mouen d’emporter des fichiers compressés…

    @ JS: allez, courage!

  13. Article très intéressant et très complet! Merci pour la petite biblio aussi. Bon, il nous faut maintenant un article sur la gestion du temps dans notre activité de blogger (parce que le bureau, tout ca, broutilles! ;-))

  14. mamzelvero Says:

    Mon job est avant tout commercial, difficile de gérer les tâches administratives dans ces conditions mon agenda est avant tout dédié à la clientèle. mais le truc de la to do list unique et des 21 jours je testerai super intéressant ton billet a+


Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s